Personas & Personas

Al
igual que en lo personal, las relaciones públicas de una organización son
fundamentales en todo momento, y esto incluye por supuesto a los proveedores.
Ellos son imprescindibles para casi cualquier proyecto que tengas en mente, el
proveedor te puede encumbrar, facilitar el camino y llegar a ser importantes
socios comerciales o, en un escenario negativo puede darte dolores de cabeza,
lograr aplazar una entrega o peor aún que te batee un cliente.

El
objetivo es poder consolidar una relación sólida y a largo plazo, relación que se
ira fortaleciendo día a día. En la operación diaria necesitamos una infinidad
de insumos: papelería, cafetería, servicios de impresión, hasta lo más
especializados como: materia prima, herramientas, dispositivos, maquinaria, sin
contar una infinidad de servicios por eso debemos tener bien identificado quien
subsanara cada necesidad, en la actualidad existen 3 tipos de proveedores:

  • Proveedor de bienes: abastece materiales, objetos y/o artículos
    tangibles.
  • Proveedor de servicios: presta una actividad para que la organización
    pueda desempeñar sus actividades.
  • Proveedor de recursos: alguna
    financiera, un banco, una entidad de crédito.

Existen varios factores a considerar para
hacer una valoración de proveedor, el costo es uno de los principales, sin embargo,
no todo es dinero, la puntualidad, la calidad, la estabilidad, el grado de
profesionalismo y el compromiso mostrado, son solo algunos de los puntos a
validar. Conseguir relaciones funcionales y fuertes con tus proveedores es
primordial, algunos puntos a considerar son:

  • Valoración:
    al momento de hacer una validación de uno o más proveedores podemos ayudarnos
    de dos metodologías sencillas pero certeras:

    • valoración
      binaria
      :  SI o NO, CUMPLE O NO CUMPLE, hacemos una lista
      de los puntos a validar tanto del material como del proveedor, y empezamos a
      hacer la evaluación, al final quien tenga más puntos positivos será la mejor
      opción.
    • Puntos
      y porcentajes
      : se hace de la misma
      manera que el anterior solo que la evaluación se hace más a detalle y se
      pondera por porcentajes (del 10% al 100%) o con una tabla numérica (1 al 10) y
      se le da la calificación que consideremos según el grado de satisfacción.
  • Economía:
    recuerda que la finalidad es lograr que el proveedor sea nuestro socio
    comercial, y a los socios se les trata bien. Los costos negociados deben ser
    justos para ambas partes, dentro de la media del mercado, los pagos deben ser
    en tiempo y forma de acuerdo a las condiciones establecidas; al igual que
    nosotros el proveedor tiene obligaciones que saldar. 
  • Proximidad: entre más cerca mejor, si elijes un
    proveedor lejos de tus instalaciones puede ser que se incremente el costo por
    temas de transportación y logística, además en caso de alguna aclaración
    inmediata, asesoría o deficiencia del material, el tiempo de respuesta también
    será mayor.
  • Fidelidad:
    en pro de la organización constantemente se está en busca de mejores
    materiales, más innovadores, con mejor funcionalidad y por supuesto mejores
    costos. Pero es importante que los primeros en consultar estos ajustes sean los
    proveedores que ya tenemos, ellos están familiarizados con el mercado y tienen
    redes especializadas para estos fines.
  • Transparencia: entreguemos
    toda la información necesaria poniendo énfasis en los detalles, para que el
    proveedor tenga bases suficientes, logrando con ello cotizaciones más certeras
    y claras, que abarquen lo que realmente necesitamos.
  • Apalancamiento:
    al negociar pagos a plazos (sin que esto genere algún redito), ganamos ese
    periodo de tiempo, para que a su vez nuestros clientes paguen y podamos
    subsanar cuentas a tiempo.
  • Acompañamiento:
    cuando se tenga prospectada una compra especial, algún proyecto diferente a lo
    habitual, se quiera hacer una innovación, una instalación o cambio de
    maquinaria, es recomendable que invitemos al proveedor. Él cuenta con la
    experiencia, conoce de materiales y puede aportar una visión fresca, certera y
    sobretodo neutral.

Algo
que se debe tener presente: un proveedor pequeño que abastece una empresa
grande, siempre estará en la mejor disposición de dar la mejor atención ya que representa
una oportunidad de crecimiento y orgullo de pertenencia. No olvides tener
siempre un plan B, otro proveedor que te dé un servicio similar, por si algún día
tu principal proveedor no te puede abastecer. Es recomendable que al proveedor
alternativo le compres de vez en cuando para mantener la relación comercial
vigente.

Entre menos proveedores tengas será más fácil la comunicación, harás más eficiente y eficaz tú gestión empresarial al reducir el proceso de altas en sistemas, bajas, fianzas, contratos y lograras una relación de largo plazo.

TEXTO PARA COLUMNISTA

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La entrada Se buscan proveedores se publicó primero en El Siglo Guatemala.

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Author: Manuel Blanco